「確認します」と言ったまま返事が来ない。そんな停滞は、確認内容ではなく、誰が決めるのかが曖昧なときに起きます。確認は、質問を送るだけでは完了しません。決める人と期限までセットにして、初めて仕事が前へ進みます。
相談と承認を混ぜない
相談は意見をもらうこと、承認は進めてよいかを決めてもらうことです。「ご確認ください」だけでは、相手が何を返せばよいか分かりません。「懸念点を教えてください」「A案で進めてよいか承認ください」と目的を書き分けます。
最終判断者を一人決める
関係者が多くても、最終的に決める人は一人にします。全員一致を待つのではなく、誰の意見を聞き、誰が決めるかを先に決めておくと、差し戻しが減ります。
期限と、返答がない場合の扱いを決める
「金曜17時までに懸念がなければA案で進めます」のように、期限と次の動きを同時に伝えます。ただし重要な契約や安全に関わる事項は、沈黙を承認とせず明確な合意を取ります。
判断材料は三点に絞る
背景、選択肢、推奨案の三点を揃えると、相手は判断しやすくなります。長い資料を送る前に、まず一画面で判断できる要約を作りましょう。
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