会議が長引く原因は、議題の多さよりも「今日、誰が何を決める場なのか」が共有されていないことにあります。話は進んだのに、終わってみると次の行動が分からない。そんな会議は、決めること・決める人・次に動く人を分けるだけで変わります。
目次
最初に「今日の出口」を一文にする
会議の冒頭で「今日はA案とB案のどちらで進めるかを決める」のように、出口を一文で確認します。「情報共有」「相談」だけでは終わりが曖昧です。決定、確認、アイデア出しのどれなのかを言葉にしましょう。
決める人と、意見を出す人を分ける
参加者全員が納得するまで待つと、判断は止まりやすくなります。意見を集める相手、最終判断する人、実行する人は別でも構いません。会議の招集時点で「最終判断は誰か」を明記すると、議論の焦点が合います。
議事録は結論と宿題から書く
- 決まったこと
- 決まらなかったこと
- 担当者と期限
- 次回までに確認する材料
発言をすべて残すより、この4点を先に置くほうが、あとから動きやすくなります。事実と解釈を分けたいときは、障害対応で「事実」と「推測」を分ける方法も参考になります。
会議の終わりに30秒で読み上げる
最後に「Aさんが金曜までに確認し、Bさんが最終判断する」と読み上げます。認識違いは、会議後のメールより、その場で直すほうが小さく済みます。
会議や要件整理をさらに体系的に見直したい方は、Kindle一覧もご覧ください。日々の短い気づきはnoteとX（@kaigi_note）で発信しています。
